Alle Herausforderungen im Zeitmanagement kann man im Grunde auf drei wesentliche Probleme zurückführen: Es gibt das Entscheidungsproblem. Du schiebst Arbeiten auf, weil sie erst später belohnt werden. Hier liegt die Lösung im Bereich Ziele stecken und Prioritäten setzen. Die zweite Herausforderung ist das Planungsproblem. Im Rückblick scheinen Aufgaben mit geringerem Aufwand erledigt worden zu sein, als es tatsächlich war. Für künftige Aufgaben wird deshalb zu wenig Zeit geplant. Hier ist die Lösung intelligent zu planen und laufend zu reflektieren. Die dritte Herausforderung ist die Umsetzung, also dass du nicht ins Tun kommst oder nicht dranbleibst.
Dieser Artikel fokussiert auf die Lösung vom Entscheidungsproblem. Du bekommst einen Überblick was du brauchst, um Ziele zu stecken und dann auch erfolgreich zu erreichen. Hol dir Tipps und Tricks, wie du durch effizientes Selbstmanagement durchstartest.
Tipp 1: Begin with the end
Fang doch mit dem Ende an oder „Begin with the end in mind“ wie Stephen Covey sagt. Das bedeutet ganz einfach ausgedrückt, jede Aufgabe und auch jedes Projekt zu beginnen mit einer klaren Vision vom gewünschten Zustand oder Ziel und dann in die Umsetzung zukommen. Also proaktiv dorthin zu steuern und flexibel auch das Ziel anzupassen, falls das notwendig ist.
Hier gleich eine kleine Übung für dich vorab:
Stell dir vor, es ist Sonntagabend und du blickst auf die Woche zurück. Wann war es für dich eine gute Woche? Wie möchtest du dich fühlen? Für welche Lebensbereiche möchtest du dir Zeit nehmen?
„Beginn with the end in mind“ geht auch bei größeren Aufgaben. Die Übung die mir viel gebracht hat, war als ich an meinen 80. Geburtstag dachte. Vielleicht magst du das auch mal machen. Die Fragestellung lautet: Wie möchtest du deinen 80. Geburtstag feiern? Bist du alleine, in der Gruppe, mit den engsten Freunden etc. Überlege was soll an diesem Tag über dich gesagt werden? Was sollen andere über dich sagen, was willst du selbst über dich sagen können?
Egal, ob du dir diese Frage für ein Projekt oder für dein Leben stellst, wichtig ist, dass du sie stellst. Es geht um das Managen deiner Erwartungshaltung und um die Verwirklichung deiner Wünsche und Träume. Je konkreter du das formulieren kannst, desto besser.
Tipp 2: ZIELE erfolgreich setzen
Die SMART Formel ist dir vielleicht schon mal über den Weg gelaufen. Sie ist im wirtschaftlichen Bereich sehr breit vertreten. Jeder Buchstabe steht für ein anderes Thema und kann als eine Art Checkliste bei der Zielsetzung verwendet werden.
Spezifisch: Konkretisiere das Ziel (Was genau?)
Messbar: Sofern möglich, mach das Ziel mit einer Zahl messbar.
Akzeptiert: Stehe hinter deinem Ziel und hole dir Unterstützer*innen (Wer?)
Realistisch: Beschreibe ausführlich deine Umsetzung (Wie?) und hinterfrage es.
Terminiert: Definiere bei jedem Z!EL einen Zeitpunkt (Bis wann?)
Hier liest du mehr.
Tipp 3: Formuliere deine Ziele SCHLAU!
Bei der Zielformulierung mit der Abkürzung „SCHLAU“ geht es um deine aktive Gestaltung und noch einige weitere Checks, damit dein Ziel in eine erreichbare Nähe kommt.
Smart formuliert: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert
Chancen fokussiert: Formuliere dein Ziel stets positiv. Streiche Dinge wie weniger, nicht oder kein, sondern beschreibe was stattdessen sein soll.
Hier und Jetzt: Streiche würde/hätte/möchte/will und formuliere deinen Satz in der Gegenwart. Dadurch wirkt er gleich viel wirkungsvoller, denn du holst deinen Wunsch in die Gegenwart.
Leuchtend: Strahle für dein Ziel. Steh wirklich voll und ganz dahinter. Das Ziel soll von deinem tiefsten Inneren kommen und nicht von der Erwartungshaltung deiner Freund*innen oder Familie. Nur dann weißt du auch ganz genau: „ich will das!“ und bist bereits dafür einzustehen.
Aktiv beeinflussbar: Das ausgewählte Ziel muss für dich beeinflussbar sein. Finde raus, ob und in welchem Umfang du tatsächlich für die Erreichung deines Ziels verantwortlich bist.
Unterziele: Bei großen Zielen überlege dir bitte unbedingt deine Unterziele. Je konkreter und kleiner die Zwischenschritte sind, desto besser ist es. Meilensteine nennt man diese Formulierung im wirtschaftlichen Kontext.
Tipp 4: Emotionalisiere dein Ziel
Gib deinem Ziel ein Bild. Bringe es dort an, wo du es regelmäßig siehst und daran erinnert wirst. Mit den Bildern verbinden wir Emotionen. Dein Gehirn kann nicht zwischen Vision und Realität unterscheiden, also ob du das schon gemacht oder dir nur ausgedacht hast. Gerade für eine langfristigere Ausrichtung ist ein Vision Board sehr hilfreich.
Was Vision Boards bei mir bewirkt haben
Ich selbst habe in meiner Uni-Zeit mal mit einem Stift mein zukünftiges Arbeitsleben gemalt – also so, wie ich es mir damals erträumte. Stell dir vor: Da zeichnete ich das, wo ich heute bin: als Coach und Trainerin, die ihren Erfahrungsschatz weitergibt und andere damit inspiriert und unterstützt.
Später habe ich mit meiner Freundin ein Vision Board zu meinem Leben gestaltet. Ich war total begeistert, mir Zeit für mich zu nehmen, Zeitschriften durchzublättern und am Ende mein Leben vor Augen zu haben. Das Tolle daran war, dass wir es gemeinsam gemacht haben. Dadurch konnten wir unsere Boards vergleichen und Unterschiede sowie Gemeinsamkeiten feststellen.
Vision Boards geben dir Klarheit, was du möchtest.
Erst, wenn du dein ideales Arbeitsleben kennst, kannst du für dich feststellen, wo du gerade bist und welche Schritte notwendig wären, um deine Vision zu leben. Eine Vision gibt dir außerdem auch Fokus. Du gewinnst Klarheit darüber, was dir wichtig ist. So kannst du Entscheidungen schneller und effizienter treffen.
Mit einem Vision Board gestaltest du dir dein individuelles positives Zielbild. Du hast damit schon visualisiert, dass du es erreichst. Mit einer Vision kommst du ins Tun und Handeln, sie zieht dich an wie ein Magnet. Sie gibt dir Motivation, da du Gefühl und Verstand auf dein Ziel einschwörst. Durch die Präsenz des Vision Boards wird dein Fokus noch zusätzlich verstärkt, weil er eine tägliche Erinnerung bekommt.
Tipp 5: Sag Nein!
Nein sagen ist eine Fähigkeit, die die meisten von uns erlernen dürfen. Bei der Zielsetzung braucht es auch das Nein-Sagen um diese typischen Fehler zu vermeiden:
- Zu viel vorgenommen und nichts erreicht
- Zu hohe Ziele gesteckt und nun frustriert
- Zu niedrige Ziele gesteckt und zu wenig getan
Oft sind wir voller Enthusiasmus und Energie und überlegen uns so viele Dinge, die wir am liebsten sofort umsetzen wollen. Runter vom Gas! Sortiere aus und setzte Prioritäten. Nimm dir maximal drei Ziele vor, die du auf jeden Fall in der Woche oder auch in einem Jahr erreichen möchtest. Alles andere unterziehst du nochmal einer Prüfung. Was kann weg und was bleibt als „nice to have“?
Ganz gefährlich ist das dream big Gerede, dass aktuell sehr weit verbreitet ist. Zu hohe Ziele können Menschen frustrieren und vor lauter riesigen „Berg“ wird der Weg und die einzelnen Schritte dorthin nicht mehr erkannt. Vorsicht auch vor zu einfachen Zielen, denn diese schaffen auch eine Demotivation. Man muss sich nicht anstrengen, um es zu erreichen, also braucht man auch nix zu tun.
Ich wünsche dir gutes Gelingen bei deiner Zielformulierung. Als nächsten Schritt geht es in die Planung. Hier liest du mehr.
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Strahle, wenn du an deine Arbeit denkst!
Die Autorin
Strahlst du, wenn du Montagmorgen an die Arbeit denkst? Ich bin Marie Meyer-Marktl und unterstütze Menschen dabei ein erfülltes & erfolgreiches Arbeitsleben zu bekommen.
Mit Coachings und Workshops begleite ich meine Kund*innen von A bis Z in der Arbeitswelt z.B. bei beruflicher Orientierung oder Zeitmanagement. Als ehemalige CFO vereine ich beim Coaching Herz & Hirn, denn erst mit der Vereinigung gelingt hafawo. :-) Mehr Informationen findest du auf meiner Seite: https://www.fulfilment-at-work.at
