Alle Herausforderungen im Zeitmanagement kann man im Grunde auf drei wesentliche Probleme zurückführen: Es gibt das Entscheidungsproblem. Du schiebst Arbeiten auf, weil sie erst später belohnt werden. Hier liegt die Lösung im Bereich Ziele stecken und Prioritäten setzen.
Die zweite Herausforderung ist das Planungsproblem. Im Rückblick scheinen Aufgaben mit geringerem Aufwand erledigt worden zu sein, als es tatsächlich war. Für künftige Aufgaben wird deshalb zu wenig Zeit geplant. Hier ist die Lösung intelligent zu planen und laufend zu reflektieren. Die dritte Herausforderung ist die Umsetzung, also dass du nicht ins Tun kommst oder nicht dranbleibst.
Dieser Artikel fokussiert auf die Lösung vom Planungsproblem. Du bekommst einen Überblick was du brauchst, um erfolgreich zu planen und dann auch umzusetzen. Hol dir Tipps und Tricks, wie du durch effizientes Selbstmanagement durchstartest.
Tipp 1: Erfolgreich planen
Es gibt zahlreiche unterschiedliche Methoden, die dir beim Planen helfen. Bekannt ist vor allem die ALPEN Methode. Diese setzt sich wie folgt zusammen:
Schritt 1: Aufgaben notieren. Das vergessen tatsächlich viele die mitten im Aufgabenchaos stecken. Schreib dir alles auf, was du zu tun hast und das am besten mal in eine Liste. Es empfiehlt sich das nicht in einem Notizbuch irgendwo reinzuschreiben, sondern z.B. digital in ein eigenes Dokument, wo sie mit wenigen Mausklicks sofort findest.
Schritt 2: Länge einschätzen. Überlege dir wie lange du für die einzelnen Aufgaben brauchst. Das kann von einer Minute dauern bis hin zu mehreren Tagen. Überlege dir auch Unteraufgaben, die zu größeren Aufgaben/Projekten zusammengefasst sind.
Schritt 3 Pufferzeiten beachten. Plane deine Zeit wie einen Schweizer Käse, der hat nämlich Löcher und schmeckt deshalb auch so gut. Genau so solltest du auch bei deiner Planung vorgehen. Egal, ob für den Tag oder für ein Monat: Plane Pufferzeiten ein. Es dauert immer länger als du denkst. Solltest du tatsächlich mal schneller sein, wird sich die Zeit sicher schnell füllen lassen.
Schritt 4: Entscheidungen treffen. Committe dich klar zu deinen Aufgaben oder lass sie ganz bewusst liegen bzw. wirf sie in deinen Papierkorb. Sei nicht Sklav*in deiner To-Do-Liste. Du gestaltest deine Liste, also entscheide dich auch für mehr Freude bei deinen Aufgaben.
Schritt 5: Nachkontrollieren ist einer der wichtigsten Schritte, den viele leider vergessen. Nur durchs Prüfen und Reflektieren lernst du dazu und dein Selbstmanagement kann dadurch sich laufend verbessern. Plane bitte bewusst solche Reflexionszeiten ein.
Tipp 2: Was muss? Was kann?
Wenn du all deine Aufgaben schriftlich vor dir hast, dann ist es an der Zeit für dich festzustellen, was davon unbedingt getan werden muss. Dafür nimmst du dir bitte so wenig als möglich vor, am besten drei Aufgaben am Tag oder pro Woche. Der Rest sind nice-to-have Aufgaben, also wenn du sie erledigen kannst, freust du dich. Sollte es sich nicht ausgehen, ist es auch kein Drama.
Tipp 3: Plane deine Zeit wie ein Müsli
Wenn du dir ein Müsli zubereitest, dann gibst du vermutlich nicht gleich die Milch in deine Schüssel. Du wirst mit den größten Stücken, mit dem Obst beginnen, dann dein Getreide reingeben und zu guter Letzt die Milch oder das Jogurt drüber geben. Anhand dieser Vorgehensweise kannst du gleich was für dein Zeitmanagement lernen.
Nimm dir also die größten „Brocken“ als erstes vor. Nachdem du deine großen Aufgaben in einzelne Teilschritte unterteilt hast (analog dazu Apfel in Stücke schneiden), kannst du beginnen die größten Aufgaben in deinen Tag oder auch Woche zu packen. Kleinere Themen wie Blumen gießen kannst du zwischendurch machen, da braucht es auch keine spezielle Uhrzeit.
Tipp 4: Gleiches gesellt sich gern
Ähnliche Aufgaben kannst du gerne zu Blöcken zusammenfassen. So ist der Tag strukturiert. Es sollte dabei auch nicht der ganze Tag verplant sein. Plane Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und Spontanes ein. Natürlich kannst du auch Wartezeiten, also „passive“ Zeiten nutzen. Das ist auch immer eine gute Möglichkeit um effektiv diese Zeiten zu nutzen.
Nutze auch eventuelle Leerzeiten z.B. wenn du in den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist, kannst du etwas recherchieren oder Nachrichten beantworten. Wenn du im Büro den Geschirrspüler ausräumst oder dir etwas kochst, triff dich mit Kolleg*innen oder hör einen Podcast. Übertreib aber nicht! Genieß auch einfach mal das single tasking.
Tipp 5: Wochenplan
Mach dir einen Plan für die Woche. Klingt verrückt? Ist es nicht. Visualisiere deine ideale Woche und lerne dazu. Du musst nicht jede Woche diese erreichen, sie ist ja ideal, doch du hast sie als kleinen Leitstern um deine Wochen zu planen.
Nimm dir einfach einen A4 Zettel und schreibe mal alle Tage, also Montag bis Sonntag in die Überschrift. Links darunter nimmst du Zeitblöcke, die für deinen Alltag passend sind. Dann beginnst du aufzuschreiben, wann du an welchem Tag aufstehst, von wann bis wann zu arbeiten möchtest etc.
Überlege dir auch, wann Zeit für Freizeitaktivitäten sind und was du alles gern in so einer idealen Woche machen möchtest. Je konkreter du das aufschreibst desto besser. Wenn du das dann klar vor Augen hast, wirst du alleine daraus schon viele Erkenntnisse ziehen. Im nächsten Schritt kannst du dir dann überlegen wie du den Transfer in deinen Alltag schaffst.
Tipp 6: Risikoabwehr vorab
Überlege dir unbedingt mögliche Schwierigkeiten, die bei der Umsetzung auftreten könnten. Insbesondere bei größeren Zielen und deren Erreichung ist es essentiell. Was sind die größten Hindernisse um dieses Ziel zu erreichen? Was kannst du dagegen tun? Je besser du dich darauf bereits bei der Planung vorbereitest, desto erfolgreicher und auch schneller kannst du bei der Umsetzung sein.
Du hast dir nämlich dann bereits vorab Handlungsalternativen überlegt und musst nicht in Notsituationen plötzlich an einer hoch komplexen Problemlösung arbeiten. Je konkreter du mögliche Risiken aufgelistet hast, desto schlauer kannst du dir mögliche Entscheidungen vorbereiten.
Tipp 7: Schreib es auf!
Das oberste Planungsprinzip dabei ist immer die Schriftlichkeit. Schreib dir alles auf und fokussiere dabei auf die Prioritäten. Am besten nutzt du ein Tool, dass du sowohl am Handy als auch am Computer verwenden kannst. Ein Notizbuch ist auch ein toller erster Schritt, hier besteht die Gefahr, dass es über längere Zeit unübersichtlich wird und Dinge durch den Rost fallen.
Schätze deinen Zeitbedarf ein und setz dir ganz bewusst Zeitlimits. Trag bestimmte To Dos auch gerne in den Kalender ein. Blockiere dir fixe Zeiten um bei strategische Themen vorabn zu kommen z.B. jeden Montag von 14 bis 16 Uhr.
Plan drauf los!
Die Planung ist die halbe Miete für die Umsetzung. Investiere Zeit in die Planung und du wirst bei deiner Umsetzung nicht im Chaos versinken. Du sparst dir also über den gesamten Zeitraum gesehen sogar Zeit. Planung + Umsetzung dauert in so ziemlich allen Fällen kürzer als wenn du dich sofort ohne Gedanken in die Umsetzung stürzt.
Ich wünsche dir viel Freude bei der Planung
Die Autorin
Strahlst du, wenn du Montagmorgen an die Arbeit denkst? Ich bin Marie Meyer-Marktl und unterstütze Menschen dabei ein erfülltes & erfolgreiches Arbeitsleben zu bekommen.
Mit Coachings und Workshops begleite ich meine Kund*innen von A bis Z in der Arbeitswelt z.B. bei beruflicher Orientierung oder Zeitmanagement. Als ehemalige CFO vereine ich beim Coaching Herz & Hirn, denn erst mit der Vereinigung gelingt hafawo. :-) Mehr Informationen findest du auf meiner Seite: https://www.fulfilment-at-work.at
