Daumen hoch

Alle Herausforderungen im Zeitmanagement kann man im Grunde auf drei wesentliche Probleme zurückführen: Es gibt das Entscheidungsproblem. Du schiebst Arbeiten auf, weil sie erst später belohnt werden. Hier liegt die Lösung im Bereich Ziele stecken und Prioritäten setzen. Die zweite Herausforderung ist das Planungsproblem.

Im Rückblick scheinen Aufgaben mit geringerem Aufwand erledigt worden zu sein, als es tatsächlich war. Für künftige Aufgaben wird deshalb zu wenig Zeit geplant. Hier ist die Lösung intelligent zu planen und laufend zu reflektieren. Die dritte Herausforderung ist die Umsetzung, also dass du nicht ins Tun kommst oder nicht dranbleibst. 

Dieser Artikel fokussiert auf die Umsetzung. Du bekommst einen Überblick was du brauchst um endlich in die Umsetzung zu kommen. Wichtig dabei ist, dass du dich in die Artikel zum Entscheidungs- und Planungsproblem eingelesen hast. Hol dir Tipps und Tricks, wie du durch effizientes Selbstmanagement durchstartest.  

TIPP 1: Achte auf deinen Tagesverlauf

Finde heraus, ob du eher eine Lerche, also früh aufstehst oder eine Eule bist und bis spät in die Nacht arbeitest. Wann im Laufe des Tages tust du am besten welche Dinge? 

Ich kann meine Texte für Social Media z.B. nicht am Nachmittag oder Abend schreiben, weil es mir dann passieren kann, dass ich vor dem Laptop und während des Schreibens einschlafe. Stell dir das einmal vor. Deshalb schreibe ich meine Texte lieber früh am Morgen, weil es mir da einfacher von der Hand geht. Ich schaue, dass ich am Nachmittag viel Freiraum habe, um zu organisieren, aber auch mit meinen Kindern auf den Spielplatz zu gehen.

Schau dir also an, wann du am besten welche Tätigkeiten machst. Das klappt natürlich nicht zu 100 %, doch dies zu wissen, schafft dir schon große Erleichterung im Laufe des Tages. In Ergänzung dazu ist es auch super, wenn du dir Gedanken zu deinem Wochenplan machst  Dieses optimieren des Tages ist wichtig, damit du weißt, wie du deinen Tag am besten gestaltest. 

Überlege nicht wie viel Zeit anderen Personen für die Arbeit haben, denn es geht um die Zeit die du in der Arbeit verbringen möchtest. Überlege dir wie du sie gestaltest. 

TIPP 2: Finde deine Umgebung

Manche arbeiten am besten in einem lauten Kaffeehaus, wo Leute ein und ausgehen und laut gelacht wird. Andere Menschen arbeiten am liebsten im stillen Kämmerchen. Überlege dir in welcher Umgebung du am produktivsten bist.  

  • Brauchst du eine ruhige Umgebung oder eine laute?
  • Hilft dir vielleicht Musik oder stört sie dich eher?
  • Kannst du am besten alleine zu Hause arbeiten oder lieber in der Bibliothek oder im Kaffeehaus?

Finde deine optimale Umgebung, um zu arbeiten. Das kann auch je nach Tätigkeit variieren. Selbst wenn du im Home Office bist, dann überlege dir wo in deiner Wohnung du am wenigsten abgelenkt und am besten arbeiten kannst. Schaff dir eine Trennung zwischen Büro und Arbeit auch im Home Office, ansonsten verschwimmen die Grenzen massiv und du kommst nie zur Ruhe. 

TIPP 3: Priorisiere

Welche Aufgaben möchtest du wann machen? Sie dir dazu die Aufgaben an und überlege, welche Aufgaben sind denn zwingend notwendig? Was musst du heute noch unbedingt machen und was kannst du verschieben. Da kannst du unterscheiden in MUSS- Aufgaben und NICE TO HAVE- Aufgaben. Je länger die NICE TO HAVE Liste ist und je kürzer die MUSS-Aufgaben, desto besser, auch für dein Gefühl, wenn du nicht alles geschafft hast. Ich rate immer dazu nicht mehr als 3 Muss-Dinge für den Tag auf deiner Liste zu haben.

TIPP 4: SINGLE TASKING

Konzentriere dich immer auf EINE Aufgabe. Stelle dein Handy auf lautlos oder sogar Flugmodus. Gib die automatischen Benachrichtigungen von Mail-Programmen & Co weg. Das klingt vielleicht im ersten Schritt für dich sehr drastisch. Probier es einfach mal aus. Du wirst sehen, es wird nichts passieren (sofern du keinen lebenskritischen Beruf ausübst). 

Passend dazu:  Somewhere over the Rainbow - So schafft man es seinen Traum zu leben

Gönn dir bewusst die Zeit, um Mails zu lesen. Nimm dir dann aber auch bewusst die Zeit um konzentriert an bestimmten Aufgaben zu arbeiten. Sofern du nichts zeitkritisches bearbeitest, können Aufgaben auch mal eine oder zwei Stunden warten. 

Durch Single Tasking bist du jedenfalls schneller als wenn du mehrere Dinge gleichzeitig machst. Zusätzlich hast du die vollste Konzentration auf einem Thema und musst dich nicht immer wieder neu reindenken.  

TIPP 5: Arbeite wie eine Tomate

Das klingt vielleicht jetzt komisch für dich, die Technik nennt sich allerdings wirklich so: Pomodoro (italienisch für Tomate) 

  1. Notiere dir, welche Teilaufgaben, für eine Aufgabe erfüllt werden müssen.
  2. Bearbeite die Aufgabe z.B. 25 Minuten.
  3. Markiere, was erledigt ist und mach 3-5 Minuten Pause. 
  4. Nach 4 Pomodori gönnst du dir eine Pause von 15-30 Minuten.

Die Intervalle kannst du nach Belieben anpassen. So hat einer meiner Kunden mal zweistündige Intervalle gemacht und dafür dann die Pause auch vergleichsweise länger. Es hat ihm gut getan an einem Stück durchzuarbeiten. Schau wie und unter welchen Bedingungen sich diese Technik für dich stimmig anfühlt. 

TIPP 6: 80% sind genug

Du wirst vermutlich gleich aufschreien: 80% sind genug. Wenn du Perfektionist*in bist, wird dir diese Aussage von ganzem Herzen weh tun. Diese „Regel“ kommt vom Pareto-Prinzip und besagt, dass du nur 20% deines Arbeitseinsatzes für 80% deines Ergebnisses brauchst. Und nun kommt’s: für die restlichen 20% des Ergebnisses, benötigst du 80%! Du arbeitest also vier Mal so lange daran, dass alles zu 100% perfekt ist. Warum das so ist? Ein sehr altes Sprichwort bringt es auf den Punkt: Der Teufel steckt im Detail.  

80% sind in Ordnung und reichen vollkommen. Es passt schon. Es ist okay so. Probiere es einfach aus und danach überlege dir, wie ist es dir damit gegangen ist? Was hat das bei dir ausgelöst? Wie hast du dich dabei gefühlt? Beobachte auch die Reaktionen deiner Kolleg*innen. Oft ist es nämlich so, dass man selber sehr hohe Ansprüche hat und die Anderen es gar nicht mitbekommen, wenn man ein bisschen runterschraubt. 

Es muss nicht Schwarz oder Weiß sein – es gibt eine wahnsinnige Vielfalt. Lebe diese Buntheit in deinem Alltag und in deinem Arbeitsleben und lass dich nicht zu sehr von deinem Perfektionismus vereinnahmen. 

Tipp 7: Hol dir Unterstützung 

Alleine sind wir nur halb so schnell. Wenn du eine*n Kolleg*in an deiner Seite hast, dann pusht ihr euch gegenseitig für die Zielerreichung. Die laufende Abstimmung macht’s aus. Also vereinbare gerne einmal in der Woche einen kurzen Check-In und tauscht euch aus wie weit ihr mit euren Vorhaben gekommen seid.  

Die Unterstützung kann auch aus dem familiären Umfeld kommen. Auch Freund*innen können dich bei deiner Umsetzung begleiten. Ein Coach hilft dir dabei Klarheit zu finden und das notwendige Rüstzeug für die Umsetzung zu bekommen.  

Ich wünsche dir gutes Gelingen und viel Freude bei deiner Umsetzung! 

Die Autorin

Strahlst du, wenn du Montagmorgen an die Arbeit denkst? Ich bin Marie Meyer-Marktl und unterstütze Menschen dabei ein erfülltes & erfolgreiches Arbeitsleben zu bekommen.

Mit Coachings und Workshops begleite ich meine Kund*innen von A bis Z in der Arbeitswelt z.B. bei beruflicher Orientierung oder Zeitmanagement. Als ehemalige CFO vereine ich beim Coaching Herz & Hirn, denn erst mit der Vereinigung gelingt hafawo. :-) Mehr Informationen findest du auf meiner Seite: https://www.fulfilment-at-work.at

 


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2 Kommentare

  1. Hervorragend. Besonders in turbulenten Zeiten, nehmen wir uns viel Zeit für Selbstmanagement und Motivation. Um aus dem Hamsterrad herauszukommen und sich auf Ihre Ziele zu konzentrieren. Wir haben es bei unserer Arbeit viel mit Herausforderungen bezüglich Verlassenschaften und Messiwohnungen zu tun. Hier ist viel Einfühlungsvermögen, Selbstmotivation wichtig.

  2. Sehr gute Tipps. Wir persönlich vertreten immer die Meinung, dass alle Anstrengungen darauf konzentriert werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Es lohnt sich, sich mit Menschen zu umgeben, die Ihre Bemühungen und Wünsche unterstützen.

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