Der Tag hat 24 Stunden, klingt im ersten Moment nach viel Zeit oder? Aber eigentlich wissen wir doch alle, dass wir mit diesen kümmerlichen 24 Stunden nicht auskommen. Auch, wenn wir den ganzen Tag tun und machen, haben wir am Abend das Gefühl nicht genug geschafft zu haben und unsere To Do-Listen werden immer länger.
Ich gebe dir heute wertvolle Tipps für dein Zeitmanagement an die Hand, damit du endlich auch wieder Zeit für dich hast.
1. Zeitfresser: Chaos bei deinen Aufgaben
Oft haben wir so viele Dinge im Kopf, dass wir gar nicht mehr wissen, wo wir denn eigentlich anfangen sollen. Verschaffe dir einen Überblick. Eine gute Methode ist eine Bestandsaufnahme zu machen. Schreibe alle (!), ja wirklich alle, To Dos auf eine Liste. Danach lies sie dir in Ruhe durch und suche dir deine Top 3 Punkte aus, die unbedingt gemacht werden müssen. Unterscheide also in „Was muss“ und „Was kann“.
2. Zeitfresser: zu viele Aufgaben auf einmal
Viele Punkte auf unserer To Do Liste, geben uns das Gefühl alles sofort machen zu müssen. Dann laufen wir wie gestresst herum und hetzen von einem zum nächsten und werden den Anforderungen nicht gerecht. Oft verzetteln wir uns dann auch dabei.
Muss alles wirklich sofort passieren und hat die gleiche Priorität? Nein. Manches ist wichtiger und manches einfach nicht. Versuche deine Aufgaben in wichtig und dringend einzuteilen. Dann kannst du Dinge, die zwar wichtig sind, aber nicht dringend, auch mal liegen lassen oder du findest vielleicht heraus, dass du Dinge auf deiner Liste hast, die du sogar ganz streichen kannst. Dann mach das auch, streich sie runter.
Ein weiterer Tipp hierfür ist auch, dass du deine Aufgaben nicht 100 % erledigen musst, 80% reichen vollkommen aus – gut ist besser als perfekt. Denn perfekt wird es meistens sowieso nicht und so sparst du dir jede Menge Zeit, die du in 20% deiner Arbeit gesteckt hättest.
3. Zeitfresser: Ablenkungen
Wir kennen sie alle: Ablenkungen, die uns eigentlich nur von der Arbeit ablenken und uns wirklich massig Zeit wegnehmen. Versuche einmal in dich zu gehen und diese für dich zu benennen.
Das können Ablenkungen durch Mails, Social Media, Telefonate, etc. – da musst du auch mal Nein sagen können. Nein sagen solltest du auch zu Arbeit, die vielleicht gar nicht in dein Fachgebiet fällt und die du sonst auch machen würdest. Sortiere aus und sag auch mal Stopp. Mach bewusste Pausen, wo du diesen Wünschen nachgehst, doch lege z.B. mal dein Handy weg oder schalte es auf Flugmodus. Du kannst auch gern mal dein Outlook schließen oder die Benachrichtigungen deaktivieren. Arbeite mal konsequent eine halbe Stunde (gern auch länger) durch und lass dich nicht ablenken.
4. Zeitfresser: keine Lücken haben
Viele von uns beginnen Montagmorgen zu arbeiten und haben Montagabend das Gefühl der Tag ist verflogen und man kam zu nix. Dauernd irgendwelche Unterbrechungen und die großen Themen bleiben liegen. Das passiert, wenn wir planlos arbeiten. Denn das kostet dir viel Zeit. Deshalb plane dir deinen Tag. ABER, plane ihn wie einen Schweizer Käse, nämlich mit Löchern darin. Also Pausen. Plane Pausen ein, Pausen für dich und auch Pausen für Unvorhergesehenes. Da empfiehlt es sich 60:40 zu denken, d.h. 60% deiner Arbeitszeit ist verplant und 40% kannst du spontan auf alles reagieren. Bitte pass das an dein Arbeitsumfeld an. Welches Verhältnis ist für dich gut?
5. Zeitfresser: zur falschen Zeit arbeiten
Wenn es um Arbeitszeiten geht, haben wir in manchen Berufen nur wenige Auswahlmöglichkeiten. Solltest du aber zu den glücklichen gehören, die sich ihre Arbeitszeiten selber einteilen können oder zumindest durch Gleitzeit und Co, dem nahe kommen. Dann frage dich einmal, wann du am besten leistungsfähig bist und wann du Pausen brauchst?
Bist du eher eine Lerche, also stehst du gerne früh auf und legst gleich los oder eine Eule und arbeitest bis spät in die Nacht? Wenn du das weißt, kannst du dir dein Arbeitsleben nach deinem Arbeitsrhythmus gestalten und deine Zeit richtig nutzen, weil du dich dabei wohlfühlst und im Flow bist.
6. Zeitfresser: Ärgern und nix ändern
Ich weiß, das hört sich jetzt leichter an, als es ist. Aber oft arbeiten wir wochenlang vor uns hin und überlegen uns gar nicht, was gut gelaufen ist und was nicht. Wir lernen dadurch einfach nicht dazu, weil wir es nicht bewusst wahrnehmen.
Nimm dir also mindestens 1x pro Woche Zeit fürs Dazulernen. Setz dich in Ruhe hin und horch in dich hinein und dann frage dich: Was lief gut? Was waren die Highlights in dieser Woche? Was hat dich so richtig zum Strahlen gebracht. Hast du es vor Augen? Dann feiere dich! Feiere deine Erfolge, egal ob kleine oder große.
Aber frage dich auch, was du verbessern kannst. Sind deine Vision und Ziele noch stimmig? Passen sie noch zu dir oder musst du sie abändern oder sogar streichen? Hab keine Angst davor, wir verändern uns laufend und damit eben auch unsere Ziele. Das Zauberwort ist der Fokus. Fokussiere dich nur auf das, was du auch wirklich willst.
Fazit:
Mit ein paar Handgriffen kannst du ganz schnell deinen Zeitplan auf Vordermann bringen und bist plötzlich effizienter als vorher. Aber was wichtiger ist, du hast auf einmal Zeit für dich selbst und wenn du dir diese auch nimmst, wirst du merken, dass du auch wieder produktiver wirst. Denn Pausen tun uns gut und wir brauchen sie, um wieder zu Kräften zu kommen.
Die Autorin
Strahlst du, wenn du Montagmorgen an die Arbeit denkst? Ich bin Marie Meyer-Marktl und unterstütze Menschen dabei ein erfülltes & erfolgreiches Arbeitsleben zu bekommen.
Mit Coachings und Workshops begleite ich meine Kund*innen von A bis Z in der Arbeitswelt z.B. bei beruflicher Orientierung oder Zeitmanagement. Als ehemalige CFO vereine ich beim Coaching Herz & Hirn, denn erst mit der Vereinigung gelingt hafawo. :-) Mehr Informationen findest du auf meiner Seite: https://www.fulfilment-at-work.at
