Die Zeit in deinem Leben ist begrenzt. Es gibt nur 60 Sekunden in einer Minute, 60 Minuten in einer Stunde, 24 Stunden am Tag, usw. Du kannst die dir zur Verfügung stehende Zeit nicht aufstocken, aber du kannst sie sehr wohl effektiv nutzen, indem du dir mehr und mehr Zeitreserven herausholst. Es liegt in der Kunst, seine Arbeit clever zu erledigen und nicht blind zu schuften wie ein Büffel. Was ist eher nach deinem Geschmack, wenn du für eine Aufgabe 9 Stunden benötigst und dann erschöpft ins Bett fällst, oder wenn du für die selbe Aufgabe nur 4 Stunden benötigst und dann mehr Zeit für dich bleibt?
hafawo zeigt dir, was du machen kannst, damit du dich zukünftig auch zum Club der „Smartworker“ zählen darfst. Das coole ist, das die Mitgliedschaft völlig kostenlos ist, du musst dich nur an ein paar Grundregeln halten:
Arbeite lieber effektiv als effizient
Effizient bedeutet wirtschaftlich oder ordentlich. Effektiv hingegen bedeutet wirksam. Das tun, was wirklich wichtig ist. Effiziente Menschen geraten oft in das Dilemma, dass sie einfach nicht genug Zeit haben, um alles ordentlich zu tun. Menschen die hingegen wirkungsvoll arbeiten, treffen die wesentlichen Entscheidungen und machen die richtigen Dinge.
Steven Corvey hat in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ den Unterschied von Effizienz und Effektivität sehr amüsant beschrieben:
„Stellen sie sich vor, wie eine Gruppe von Leuten sich mit Macheten einen Weg durch einen Dschungel erkämpft. Die Effizienten sind nun die, die ihre Macheten schärfen, Vorgehensweisen festlegen, Trainingsprogramme für Machetenschwingen besuchen, technologische Verbesserungen einführen und Arbeitspläne aufstellen. Der Effektive hingegen klettert auf einen Baum, beobachtet die ganze Situation von oben und ruft: „Wir sind im falschen Dschungel!“ Und wie reagieren nun die meisten stark beschäftigten effizienten Menschen darauf? „Halt die Klappe, wir kommen doch super voran. So falsch können wir also gar nicht sein!“
Während sich also effiziente Menschen sehr stark darauf konzentrieren, WIE etwas gemacht wird, konzentriert sich der effektive Mensch von Anfang an auf das, WAS wirklich gemacht werden muss, und das führt uns zum nächsten Punkt…
Plane langfristige und kurzfristige Ziele
Ich weiß, ich weiß. Planen, planen, planen. Aber das gehört nun mal dazu. Ohne Ziele geht es einfach nicht und wenn man es richtig angeht, macht es sogar Spaß. Also packen wir es richtig an: Wenn man sich ein langfristiges Ziel setzt, ist es sinnvoll, kurzfristige Ziele, sogenannte Zwischenziele, festzulegen. Der Vorteil liegt darin, dass wir uns immer von Zwischenziel zu Zwischenziel vorarbeiten können, um ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Es entstehen dadurch mehrere kleine Erfolge, die zu genießen und zu feiern sind. Das tolle an ihnen ist, wir können zwischendurch ruhig mal vom Weg abkommen. Sollten wir uns mal „verlaufen“, können wir einfach beim letzten erreichten Zwischenziel wieder beginnen und müssen nicht gleich wieder zurück zum Anfang. Coole Sache, oder? Außerdem ist es möglich immer wieder unsere Fortschritte zu überprüfen und wenn nötig den Kurs zu korrigieren. Dazu sind neben den Zielen nun auch noch die richtigen Schritte und Aufgaben sehr wichtig. Alles ist miteinander verknüpft. Ein großer Kreislauf, auf den du immer wieder einen Blick werfen solltest.
Prioritäten setzen
Selten werden alle deine Ziele oder Aufgaben von gleicher Bedeutung sein. Zwangsläufig sind einige wichtiger als andere. Darum solltest du immer wieder Prioritäten setzt. Am Besten macht man das entweder im Hinblick auf die Reihenfolge der Bedeutung (z.B. 1,2,3) oder in Form von Levels (weniger wichtig, wichtig, am wichtigsten). Einer der wesentlichen Schlüssel zum wirkungsvollen Zeitmanagement ist alles zu beurteilen, was in Form von Zeit, Energie und Ressourcen deine Handlungen beeinflusst. Ein guter Weg dies zu tun, zumindest am Anfang, ist sich selbst zu fragen: „Wenn ich nur ein Ziel erreichen oder eine Aufgabe erledigen könnte, welche(s) wäre das?“ Das Endergebnis sollte sein, dass man sich klar darüber wird, welche täglichen Aktivitäten wirklich wichtig sind. Ich bin mittlerweile ein richtiger „Prio-Fan“ geworden und wie sieht das bei dir aus?
Delegiere Dinge, die du nicht gut kannst, welche dich von wichtigeren Aktivitäten abhalten oder welche jemand anders besser machen kann
Machen wir uns doch mal darüber Gedanken, wie wir uns von Tätigkeiten und Aufgaben befreien, welche uns aufhalten oder sogar unproduktiv sind. Die Kriterien für diese Delegationen sind Kompetenz und Engagement. Wenn es etwas gibt, was du absolut nicht kannst, macht es Sinn, dass ein anderer (welcher das sehr gut kann) es erledigt.
Natürlich kann man jetzt keine allgemeinen Beispiele bringen, welche man delegieren soll, da jeder Mensch verschiedene Fähigkeiten besitzt. Ich führe deshalb nur ein paar Dinge an, welche ich normalerweise delegiere: Reinigung meiner Wohnung und meiner Kleidung, Autowaschen, Post- und Botengänge, Korrespondenz mit Behörden, diverse Telefonate, Übersetzung von Arbeitsunterlagen, teilweise Planung von Aktivitäten, uvm… Ich delegiere prinzipiell sehr viel, das gibt mir die Möglichkeit, meine Zeit viel produktiver zu nutzen. Wie viele von uns verbringen unzählige Stunden damit, Dinge zu tun, welche wirklich unwichtig sind oder welche problemlos von jemand anders erledigt werden könnten? Ich weiß, dass viele Menschen ein Probleme mit dem Delegieren haben, weil es auch viel Vertrauen abverlangt. Aber so wird das Spiel nun mal gespielt. Also: „Just do it!“
Sei rücksichtslos bei der Beseitigung von belanglosen Dingen
Bekommst du Zeitungen, welche du nie liest? Gibt es in deinem Schrank Kleidung, welche du nie anziehst? Ist dein Wohnzimmer oder Büro voll mit alten Unterlagen, Ramsch oder Erinnerungsstücken? Dauert es ewig, bis du eine bestimmte Datei oder ein bestimmtes Formular in deinem PC findest? Diese Fragen stehen in einem wichtigen Grundsatz zu Umgang mit Zeit: „Alles was unnötig und unproduktiv Zeit, Raum, Energie und Ressourcen verbraucht, schränkt dich in deiner Effektivität ein“. Wenn du auf die oben gestellten Fragen mit JA geantwortet hast, dann solltest du folgende Schritte unternehmen: Storniere deine Abonnements zu diesen Zeitschriften die du sowieso nicht liest. Miste die Kleidungsstücke aus deinem Schrank aus, welche du schon seit Monaten oder vielleicht sogar schon seit Jahren nicht mehr getragen hast, und spende sie z.B. einem Obdachlosenheim. Entrümple dein Büro oder dein Haus, sodass es frisch und ordentlich wirkt. Nimm dir Zeit und reorganisiere deinen PC, sodass: (a) häufig verwendete Dateien leicht zugänglich sind, (b) solche, die weniger oft verwendet werden, ordentlich und leicht findbar in klar beschriebenen Ordnern abgelegt sind, und (c) das Zeug, dass du sowieso nie öffnest oder nur 1 mal angesehen hast, gelöscht wird. Du musst jetzt nicht zu „Conan der Zerstörer“ mutieren, aber denke immer daran, dass alles, was du nicht aktiv nutzt, nur unnötig Zeit, Raum oder Energie verbraucht.
Passe deine Aktivitäten deinem Arbeitsstil an
Bist du ein Frühaufsteher? Magst du sehr früh aufstehen, dann einen Morgenlauf machen und anschließend kreative Arbeiten gleich als Erstes erledigen? Oder bist du eher eine Nachteule, welche lange schläft und erst abends so richtig auf Touren kommt? Wann ist deine Energie auf dem Höhepunkt? Gibt es Zeiten während des Tages, an denen du lieber alleine und nicht im Team arbeitest? Gibt es Müdigkeitsphasen, die ständig wiederkehren? Deine Antworten auf diese Fragen solltest du für deine tägliche Planung berücksichtigt. Wenn zum Beispiel deine kreative Zeit in den frühen Morgenstunden ist, solltest du dir überlegen, früher zu Bett zu gehen um am nächsten Tag früher aus den Federn zu kommen, sodass du deine starke Phase auch voll und ganz ausnutzen kannst. Du wolltest immer schon ein paar deiner Gewohnheiten ändern? Der beste Zeitpunkt ist immer JETZT!
Reserven bilden
Einer der ältesten Überlebens- und Führungsgrundsätze der Menschheit, ist natürlich auch für uns smarte Arbeiter etwas, was wir ständig berücksichtigen sollten. Wenn Menschen mit Situationen konfrontiert werden, die sie kaum bewältigen können, arbeiten sie meistens härter und länger mit einem völlig vorhersehbaren Ergebnis: Produktivität, Qualität der Arbeit, Energie und Begeisterung nehmen kontinuierlich ab. Das Bilden von Reserven in den Bereichen Zeit, Raum, Energie, Geld, usw. schafft einen psychologischen Puffer gegen den inneren Schweinehund, der sagt:“ Ich habe härter zu arbeiten“.
Nehmen wir an, wir wollen ein paar Energiereserven schaffen. Hier eignen sich ein Power-Nap oder etwas Bewegung hervorragend. Ein Power-Nap (oder auf deutsch ein „kraftspendendes Nickerchen) gibt deinem Gehirn einfach mal eine kleine Pause, um innere Blockaden zu lösen. Es sollte ca. 15 – 90 min dauern. Forscher haben bewiesen, dass sich dadurch die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit erhöht. Ebensolche Vorteile bringt körperliche Bewegung mit sich. Mache einen ausgedehnten Spaziergang, gehe Joggen oder ins Fitnesscenter. Durch Bewegung kommt es im Körper zu einem Energiefluss, welcher auch Geist und Seele berührt. Also, hopp hopp, Reserven schaffen.
Diese Grundregeln haben mir in meinem Leben schon sehr oft Stress und Druck vom Leib gehalten. Wie sieht das bei dir aus? Kennst auch du ein paar Tipps und Tricks, wie man seine Arbeit smart und clever erledigen kann?
