Der betriebswirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens ist maßgeblich gesteuert durch seine Führungskräfte. Als ein Schlüssel zum Erfolg gelten Mitarbeiter, welche sehr gut informiert sowie mit den Zielsetzungen und gewünschten Arbeitsergebnissen vertraut sind. Diesbezüglich besitzen professionell, effektiv und attraktiv durchgeführte Meetings von Führungskräften eine hohe Priorität.
1. Zielsetzung eines Meetings
Die Zielsetzung eines Meetings muss dem Meetinginitiator selbst klar sein. Ferner erfolgt die Ausrichtung des Meetings unter Beachtung der Zielgruppe und der Entwicklungsstufen.
2. Einladung zu einem Meeting
Die Einladung zu einem Meeting ist attraktiv zu gestalten und sollte den Meetingteilnehmern 14 Tage vor dem Meeting überreicht werden. In der Einladung muss deutlich dargestellt sein, auf welche Themenkomplexe sich die Meetingteilnehmer in welcher Form vorzubereiten haben. Die Tagesordnungspunkte sind den Teilnehmern ebenfalls darzustellen. Tagesordnungspunkte, wie Diverses, Allgemeines sowie Sonstiges sind nicht zielführend.
3. Dauer eines Meetings
Die Dauer eines Meetings muss auf der Einladung dargestellt sein. Eine Überschreitung ist unzulässig. Tagesmeetings mit einer Dauer von über 8 Stunden sind zu vermeiden.
4. Inhalte eines Meetings
Die Auswahl der Inhalte sollte durch den Organisator unter Berücksichtigung des Eisenhower-Prinzips (Wichtigkeit / Dringlichkeit) und der Pareto-Regel (20 % der Inhalte erzeugen 80 % der Ergebnisse) erfolgen. Empfehlenswert sind maximal fünf Tagesordnungspunkte.
5. Meeting als Werkzeug
Das Meeting ist ein eigenständiges Werkzeug. Gruppenarbeiten, Schulungen oder Individualgespräche sind weitere Werkzeuge und somit nicht Bestandteil eines Meetings. Diese können einem Meeting vor- oder nachgeschaltet werden. Als Hilfsmittel in einem Meeting können das Brainstorming sowie die offene Diskussion verwendet werden.
6. Meetingorganisation
Der Meetinginitiator sorgt im Vorfeld für eine reibungslose Organisation:
- Ort, Raum und Verpflegung
- Medien- und Präsentationstechnik
- Zeitmanagement
- Handouts
- Sehr gute persönliche Vorbereitung
7. Ablauf eines Meetings
Der Meetinginitiator stellt beim Ablauf des Meetings die Verwendung der folgenden Elemente sicher:
- Eröffnung/Einleitung (Agenda ist fester Bestandteil)
- Hauptteil
- Schluss (Zusammenfassung ist fester Bestandteil)
Diese Elemente beziehen sich auf das Meeting insgesamt aber auch auf jeden einzelnen Inhaltsblock. Diesbezüglich ist eine in sich schlüssige Abrundung zu gewährleisten.
Als zielführende Kommunikationsstruktur eignen sich die Fragen:
- Was ist?
- Was soll sein?
- Was ist dafür zu tun?
8. Fremdpräsentationen in Meetings
Der Meetinginitiator sollte, auch bei Fremdpräsentationen (Gastpräsentationen), eine angemessene und zielführende Visualisierung unter Verwendung einer oder mehrerer Medien sicherstellen. Bei der Auswahl der Medien sind die folgenden Fragen vorab zu berücksichtigen:
- Was soll dargestellt werden? (Inhalte)
- Wozu soll die Darstellung dienen? (Ziel)
- Wer soll informiert oder überzeugt werden? (Zielgruppe)
Die Behaltensqoute ist permanent zu berücksichtigen.
9. Moderation eines Meetings
Der Meetinginitiator hat als Vortragender oder Moderator für eine attraktive Präsentation zu sorgen. Er berücksichtigt dabei die wesentlichen Erfolgsfaktoren aus dem Bereich der Mimik, Gestik und Rhetorik.
10. Protokoll eines Meetings
Der Meetinginitiator hat für eine ordnungsgemäße Protokollierung des Meetings zu sorgen. Das Protokoll des Meetings muss den Teilnehmern spätestens 24 Stunden nach Beendigung des Meetings zugegangen sein. Der Meetinginitiator muss sich für die termingerechte Erstellung und Ausgabe des Protokolls einen entsprechenden Zeitrahmen einplanen.
11. Nachhaltigkeit des Protokolls
Der Meetinginitiator trägt die Verantwortung für die Nachhaltigkeit der Vereinbarungen gemäß dem Protokoll. Diesbezüglich stellt der Meetinginitiator am Ende des Protokolls eine Zusammenfassung in einer Aufgaben- und Terminübersicht dar.
Auf das Protokoll des vorangegangenen Meetings muss der Meetinginitiator im Folgemeeting verpflichtend Bezug nehmen.
12. Feedback
Um eine kontinuierliche Verbesserung der Meetingqualität zu erreichen, sollte der Meetinginitiator einen Feedbackbogen an die Meetingteilnehmer bei jedem Meeting austeilen. Dieser Feedbackbogen ist nicht zu standardisieren, sondern individuell zu jedem Meeting neu zu gestalten.
13. Kommunikationsregeln
In einem Meeting gelten die folgenden Kommunikationsregeln:
- Wortmeldungen der Meetingteilnehmer sind zu signalisieren. Nicht signalisierte Wortmeldungen haben zu unterbleiben.
- Der Vortragende / Moderator nimmt die Wortmeldungen entgegen und entscheidet über die Reihenfolge. Je nach Inhalt der Wortmeldung (z.B. Verständnisfrage, Einwand etc.) entscheidet der Vortragende / Moderator, ob die Wortmeldung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt behandelt wird.
- Eine Wortmeldung ist vollständig zu gewähren. Eine Unterbrechung oder Zwischenbewertung ist nicht vorteilhaft.
- Wortmeldungen sind grundsätzlich mit einer Verbindlichkeit zu begegnen.
Destruktive Diskussionen sowie Killerphrasen sind nicht zielführend.
