Das Thema Buchhaltung ist für viele Gründer äußerst unangenehm, doch wenn du etwas genauer hinschaust, fällt dir auf, dass vieles gar nicht so schwer ist, wie du eventuell annimmst. Sobald du die Grundlagen der Buchhaltung verstanden hast, wird diese Thematik zum Kinderspiel. Unser nachfolgender Artikel soll dir ein wenig Abhilfe schaffen.
Start in die Selbstständigkeit
Das Gesetz gibt vor, dass alle Unternehmer in Österreich zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind. Doch welche Herausforderungen warten auf dich und was gibt es nach der Gründung deines Unternehmens zu beachten? Wir verraten es dir!
Welche Herausforderungen gibt es?
Als Selbstständiger kommen gleich zu Beginn deiner „Karriere“ viele neue Regeln und Gesetze auf dich zu. Die Pflicht, die den meisten Selbstständigen nur wenig Freude bereitet, ist wohl das Schreiben von Rechnungen. Doch nur so kommst du an dein Geld.
Auch das Thema Steuern kommt wahrscheinlich zum ersten Mal auf dich zu. Du musst von Anfang an die Übersicht über deine Steuerabgaben behalten, denn Steuerschulden sind Bringschulden! Außerdem erwartet der Gesetzgeber, wie bereits erwähnt, eine ordnungsgemäße Buchführung.
Für dich bedeutet das Folgendes: Form und Inhalt deiner Buchhaltung müssen ohne Beanstandungen lückenlos nachvollziehbar sein. Schließlich kann das Finanzamt zu jeder Zeit um eine Prüfung bitten, bei der du alle geforderten Dokumente vorlegen musst.
Nach der Gründung: Steuernummer beantragen
Noch bevor du mit deiner eigentlichen Buchhaltung starten kannst, brauchst du eine Steuernummer. Diese benötigst du im Anschluss für das Schreiben von Rechnungen und die Erstellung deiner Steuererklärung. Alternativ zur Steuernummer kannst du auch die Umsatzsteuer-ID beantragen. Diese ist vor allem dann notwendig für dich, wenn du Rechnungen ins Ausland stellen möchtest.
In Österreich teilt dir dein örtliches Finanzamt eine Steuernummer zu. Somit musst du lediglich zu deinem zuständigen Finanzamt gehen und dich dort registrieren. Dort musst du ein gültiges Ausweisdokument vorzeigen und bekommst im Anschluss deine Steuernummer vom Finanzamt zugeschickt.
Warum ist die Buchhaltung so wichtig?
Wie du bereits weißt, kommst du als Selbstständiger nicht drum herum, alle Geschäftsvorgänge chronologisch und lückenlos zu verbuchen. Schließlich verlangt das Finanzamt nicht nur deine Zahlen, sondern auch eine detaillierte Auskunft darüber, wie diese Einnahmen und Ausgaben zustande gekommen sind.
Enthält die geforderte Auflistung Fehler und Lücken, dann drohen hohe Steuernachzahlungen. Da das Finanzamt die Schätzungen, die diesen Steuernachzahlungen zu Grunde liegen, wohl kaum zu deinen Gunsten ansetzen wird, zahlst du meist deutlich mehr, als du eigentlich müsstest. Es ist daher äußerst ratsam, dass du dich mit dieser Thematik vertraut machst.
Fühlst du dich mit dieser Aufgabe allein gelassen, dann solltest du eventuell über einen Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware nachdenken. Schließlich willst du mehr Zeit haben, um dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren.
Zudem bietet eine ordnungsgemäß durchgeführte Buchhaltung Folgendes:
- Regelmäßige Auswertungen, die für eine Erleichterung der wirtschaftlichen Leitung und Steuerung deines Unternehmens sorgen.
- Die Grundlage für die Gewinnermittlung und Besteuerung deines Unternehmens.
- Das Zahlenwerk für die Einschätzung der Finanzkraft sowie der Ertragsstärke deines Unternehmens. Ordnungsgemäß geführte Bücher dienen als Entscheidungsgrundlage für Gläubiger und Kreditgeber.
Wie du sehen kannst, ist die Buchhaltung von wichtiger Bedeutung, denn ohne Buchhaltung kein Unternehmen!
Mit diesen 5 Tipps wirst du zum Buchhaltungsprofi
Wir haben für dich 5 einfache und effektive Buchhaltungstipps zusammengestellt, sodass deine Buchhaltung zum Kinderspiel wird. So kannst du nicht nur deinen buchhalterischen Aufwand relativ gering halten, sondern gleichzeitig auch eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen:
Tipp 1: Ordnung ist das halbe Leben! Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege sortieren, Aufbewahrungs- und Steuerfristen einhalten
Jeder kennt das Sprichwort: Ordnung ist das halbe Leben! Diese Aussage trifft es voll auf den Punkt, denn das Wichtigste ist, dass du deine Buchführung sorgfältig machst. Jeder Unternehmer muss über sämtliche Einnahmen und Ausgaben seiner Firma Buch führen.
Häufig gehen detaillierte Dokumentationen der Geschäftsvorfälle im Alltagsstress unter, sie sind allerdings unabdingbar. Sie stellen das A und O dar, um am Ende eines Geschäftsjahres einen realistischen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu haben. Sorgfalt ist daher die oberste Priorität.
Auch für das Finanzamt ist die vollständige und übersichtliche Abgabe sämtlicher Unterlagen von wichtiger Bedeutung, denn nur so können Missverständnisse vermieden werden.
Auf Folgendes solltest du daher besonders achten:
- Die vollständige Dokumentation jeglicher Geschäftsvorfälle. Hierzu gehören nicht nur Rechnungen, sondern auch anderweitige Belege, Warenein- und -ausgänge, Lohnzahlungen, Kredite, Versicherungen, Abschreibungen und bei Bargeschäften ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch.
- Die rechtzeitige Dokumentabgabe beim Finanzamt. Dabei ist Achtung geboten: Wer die Steuerfrist versäumt, muss unter Umständen mit Strafen vom Finanzamt rechnen!
Wichtig: Jeder Unternehmer sollte sich mindestens an einem Tag pro Monat die Zeit nehmen, um alle Geschäftsunterlagen durchzuarbeiten sowie zu sortieren und gegebenenfalls an den Buchhalter oder den Steuerberater weiterzugeben. Vor allem beim Jahresabschluss ist Vorsicht geboten, denn er unterliegt bestimmten Fristen und Vorschriften. Er sollte keinesfalls zu spät abgegeben werden.
Tipp 2: Einfache statt doppelte Buchführung
Der größte Vorteil der einfachen Buchführung liegt darin, dass sie deutlich weniger aufwändig ist als die doppelte Buchführung. Kapitalgesellschaften und Gewerbetreibende, die ihm Handelsregister eingetragen sind, unterliegen der doppelten Buchführung. Sie müssen eine Gewinnermittlung für den gesamten Jahresabschluss sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, machen.
Als Selbstständiger kannst du glücklicherweise zumeist auf die doppelte Buchführung verzichten und getrost auf die einfache Buchführung zurückgreifen. Dies gilt für Freiberufler und Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren jährlicher Umsatz unter 600.000 Euro oder deren jährlicher Gewinn unter 60.000 Euro liegt.
In diesem Fall musst du lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenüberstellen und somit den Gewinn oder Verlust ermitteln. Dieses Verfahren wird als Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR bezeichnet.
Tipp 3: Kleinunternehmerregelung nutzen
Du solltest unbedingt darauf achten, ob du mit deinem Unternehmen die Kleinunternehmerregelung anwenden kannst. Als Kleinunternehmer kannst du deinen bürokratischen Aufwand im Rahmen halten. Sobald dir das Finanzamt nach Beantragung den Status eines Kleinunternehmers bestätigt, bist du nicht mehr umsatzsteuerpflichtig.
Somit ist auch die Umsatzsteuervoranmeldung erstmal Geschichte. Ein weiterer Vorteil ist, dass du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen musst und somit geringere Preise als deine Konkurrenz verlangen kannst.
Doch wer fällt überhaupt unter die Kleinunternehmerregelung?
Alle Unternehmer, deren Jahresumsatz 30.000 Euro jährlich nicht überschreitet und das Unternehmen in Österreich betreiben. Einmal in fünf Jahren darf die Grenze um max. 15 % überschritten werden. Zahlreiche steuerbefreite Umsätze werden nicht mitgezählt.
Tipp 4: Professionelle Rechnung schreiben – mit Vorlage oder Software?
Du hast den ersten Auftrag an Land gezogen, kurzer Hand folgt die erste Kundenrechnung. Für viele Selbstständige stellt dieser Moment ein ganz besonderes Erlebnis dar. Ein Grund zum Anstoßen? Definitiv! Wenn da nur nicht die deutsche Staatskasse wäre, denn diese möchte kein Gläschen Sekt, sondern eine professionell geschriebene Rechnung mit allem was dazu gehört. Hierzu zählen folgende Merkmale:
- Dein Vor- und Zuname, deine Adresse und die Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
- Name und Adresse des Kunden / Achtung: Handelt es sich um einen Kunden aus dem EU-Ausland, dann ist die Umsatzsteuer-ID erforderlich.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Das Ausstellungsdatum
- Das Leistungs- bzw. Lieferdatum
- Art, Menge und Preis der Produktes bzw. der Dienstleistung / Vorsicht: Die Preisangaben müssen in Netto-Preis, Umsatzsteuerbetrag und Brutto-Gesamtbetrag aufgeteilt werden.
- Das Entgelt für die Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz, bei Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis.
- Der Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt.
Die eben aufgelisteten Punkte zählen zu den Mindestangaben einer jeden Rechnung. Sobald diese enthalten sind, ist nicht nur dein Kunde, sondern auch das Finanzamt glücklich.
Wissenswert: Arbeitest du nach der Kleinunternehmerregelung, dann darfst du keine Umsatzsteuer berechnen, stattdessen musst du den Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ einfügen.
Unser Tipp: Du kannst deine Rechnungen entweder bequem mit einer Software oder mittels vorgefertigter Rechnungsvorlagen erstellen. Beide Möglichkeiten ersparen dir das manuelle Erstellen von Rechnungen, jedoch sind Rechnungsvorlagen leider nicht GoBD-konform.
Etwas anders sieht es bei einer Rechnungssoftware wie zum Beispiel sevDesk aus, denn mit ihr ersparst du dir nicht nur Arbeit, sondern kannst sicher gehen, dass auch alle wichtigen Pflichtangaben einer Rechnung automatisch enthalten sind. Zudem werden alle Dokumente GoBD-konform archiviert, dadurch musst du dir nie wieder Sorgen um eine Steuerprüfung machen.
Tipp 5: Private und geschäftliche Ausgaben trennen
Aus eigenem Geschäftsinteresse kann es bei Selbstständigen schnell mal vorkommen, dass betriebliche Rechnungen aus der privaten Tasche beglichen werden. Häufig muss für die Tankrechnung des Privatwagens auch die Firmenkreditkarte herhalten. Doch diese Vorgehensweise ist mehr schlecht als Recht. Sie führt zu einem extremen Mehraufwand für deinen Steuerberater, der in diesem Fall sämtliche Ausgaben deines Privat- und Betriebskontos durchgehen und trennen muss. Das wird dich am Ende deutlich mehr kosten.
Um derartiges zu vermeiden, solltest du dein Privatkonto separat vom Betriebskonto anlegen und führen. Nur so lassen sich die privaten Ausgaben bestmöglich von den betrieblichen Ausgaben trennen und auch dein Steuerberater hat deutlich weniger zu tun.
Fazit
Als Selbstständiger bist du dazu verpflichtet eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen. Im Optimalfall lässt du dir von Anfang an von einem kompetenten Steuerberater unter die Arme greifen. Er kann dir bei allen wichtigen Entscheidungen behilflich sein. Damit die anfallende Buchhaltung kein leidiges und mühsames Thema für dich wird, bietet sich alternativ eine Buchhaltungssoftware an.
Dank zahlreicher Automatismen der Software, erledigt sich die Buchhaltung fast von selbst. So hast du mehr Motivation und Zeit, dich deinem Kerngeschäft zu widmen und Aufträge an Land zu ziehen.
