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Bildquellen: CC0 Public Domain pixabay.com/pexels.com/unsplash.com

In der heutigen Arbeitswelt wird in der Regel weniger über den Faktor Zeit als vielmehr über Ziele geführt. Dennoch ist in den Arbeitsgesetzen eindeutig geregelt, wie viele Stunden der Arbeitnehmer höchstens arbeiten darf – nämlich höchstens 10 Stunden pro Tag mit einer Pause von mindestens 45 Minuten. Außerdem ist geregelt, wie viele Nachtdienste verrichtet werden dürfen und für welche Arbeitnehmer Sonderregelungen gelten (zum Beispiel Schwangere oder Auszubildende).

Um sicher zu stellen, dass gängige Gesetze eingehalten werden, wird im Büro die Anwesenheit der Arbeitnehmer erfasst. Registriert wird, wann der Arbeitnehmer morgens erscheint, von wann bis wann er pausiert hat und wann er am Nachmittag wieder geht.

Um den Bedürfnissen der Arbeitnehmer nach einer gewissen Flexibilität nachzukommen – und auch, um gute Mitarbeiter rekrutieren und vor allem dauerhaft motivieren zu können – bieten viele Firmen so genannte Gleitzeit an. Im Rahmen einer Gleitzeitregelung muss der Arbeitnehmer während einer festgelegten Kernarbeitszeit an seinem Arbeitsplatz sein (in der Regel von 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr) und kann die noch ausstehenden Stunden zu einer selbst festgelegten Zeit erbringen. Viele Firmen verzichten jedoch auch auf Kernarbeitszeiten und legen die Verantwortung für die Anwesenheit in betrieblichen Stoßzeiten komplett in die Hände der Arbeitnehmer. Die Praxis zeigt, dass Mitarbeiter, die weitestgehend selbst entscheiden können, wann sie arbeiten, die besseren Arbeitsergebnisse erbringen und motivierter sind.

Wie die Arbeitszeiten erfasst werden, ist ganz unterschiedlich. In manchen Firmen wird die Vertrauensarbeitszeit praktiziert, bei der der Arbeitnehmer die Aufschreibung seiner Anwesenheit selbst vornimmt. Dazu werden herkömmliche Zettel verwendet oder auch entsprechende Excel-Tabellen.

In vielen Firmen wird die Arbeitszeit jedoch über ein elektronisches Erfassungssystem vorgenommen

Einige Branchen sind bereits dazu übergegangen, die Regelung von Arbeitszeit gänzlich den Mitarbeitern zu überlassen. Überall dort, wo fast nur in Projekten gearbeitet wird und die Fertigstellung eines Kundenauftrags gänzlich in der Eigenverantwortung des Mitarbeiters liegt, wird die reine Zeitleistung des Mitarbeiters nicht erfasst. Derzeit ist dieser Trend in der IT-Branche und in Beraterfirmen verstärkt zu beobachten.

Besonders die Gewerkschaften kritisieren diesen Trend, denn der zunehmende freiwillige Verzicht auf das Einhalten gesetzlich vorgeschriebener Höchstarbeitszeiten führt nicht nur zu einer Dauerbelastung mit fatalen Folgen für die Gesundheit, es verhindert auch das Einstellen neuer Arbeitskräfte. Weitere Infos zum Thema findet Ihr hier: Schäfer Shop – Zeiterfassung am Arbeitsplatz

Ein ewiges Streitthema im Büro – Rauchpausen und Überstunden

Immer wieder führen Rauchpausen im Büroalltag zu Streitigkeiten. Nichtraucher fühlen sich durch ständige Abwesenheiten benachteiligt, da sie anfallende Arbeiten des Rauchers mit erledigen müssen. Im Arbeitsgesetz ist eindeutig geregelt, dass ein Arbeitnehmer, der häufig kurze Pausen macht, sich für diese Zeit keine Arbeitszeit gutschreiben lassen kann. In der Praxis bedeutet das, dass der Arbeitnehmer sich für die Dauer der Rauchpause ausstechen und die Zeit entsprechend nacharbeiten muss. Ausgenommen von dieser restriktiven Regelung sind Zeiten für Toilettengänge sowie Zeiten, die für das Stillen eines Säuglings aufgewendet werden.

Überstunden sollen zum Schutz des Arbeitnehmers nach Möglichkeit vermieden werden. Sind trotzdem Überstunden angefallen, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Ausgleich. Optimal ist, wenn der Arbeitnehmer selbst entscheiden kann, ob eine Auszahlung erfolgen oder ob die Überstunden abgefeiert werden sollen. Werden die Überstunden über Freizeitausgleich vorgenommen, so muss der Arbeitnehmer seinen Wunsch möglichst frühzeitig bekannt geben. Zwar hat der Gesetzgeber hierzu keine genauen Regelungen getroffen, Unternehmungen, die einen Betriebsrat gegründet haben, haben Regelungen hierzu meist in ihren Betriebsvereinbarungen, die dann für alle bindend sind, verankert.

Viele, besonders größere Firmen und Chefs bieten ihren Arbeitnehmern in Bezug auf die Arbeitszeit weitere Goodies an. So gibt es vereinzelt so genannte Langzeitkonten, auf die ein Arbeitnehmer Zeit- oder Geldwerte einzahlen und zu einem späteren Zeitpunkt in Freizeit umwandeln kann (sabbatical).

Zeitmanagement im Büro

Das Zeitmanagement im Büro meint der Mitarbeiter in der Regel den möglichst effizienten Einsatz seiner wichtigsten Ressource, seiner Arbeitszeit. Mit dem Thema Zeitmanagement befassen sich zahlreiche Autoren und zum Erlernen eines effektiven Zeitmanagements werden über die Firmen oft Kurse angeboten.

Besonders bewährt haben sich im Büroalltag die „To do – Listen“. Auf einer solchen Liste vermerkt der Mitarbeiter mit einem kurzen Stichwort, welche Tätigkeiten er an dem jeweiligen Tag erledigen muss und welche Reihenfolge ihm sinnvoll erscheint. Wichtig ist, dass eine solche Liste realistisch ist. Sie sollte nach Möglichkeit nur so viele Dinge auflisten, wie der Mitarbeiter an einem Tag erledigen kann.

Auch der Einsatz und vor allem das Pflegen eines Kalenders hilft beim Strukturieren des Bürotages und der eigenen Zeit.

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